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DictateFlow - die Workflow-Software für Dragon Legal 11.5

DictateFlow ist die ideale Workflow-Software für Dragon NaturallySpeaking Legal 11.5 - besonders sinnvoll für große Kanzleien mit mehreren Schreibkräften.

DictateFlow beschleunigt den Arbeitsablauf zwischen Anwalt und Sekretärin als automatisches Dokumenten-Management vom Diktat bis zur Archivierung und steigert so die Produktivität in Ihrer Kanzlei.

Dabei unterstützt DictateFlow für Dragon Legal 11.5 alle Arten von Diktaten. Der jeweilige Anwalt diktiert damit einfach in Dragon Naturally Speaking 11.5 Legal oder erzeugt eine *.wav-Datei (über den eingbauten DictateFlow-Recorder oder ein digitales Diktiergerät (z.B. Philips DPM 9620 oder das Olympus DS-5000).

In beiden Fällen wird der Diktatauftrag an Ihre persönliche Sekretärin, eine Gruppe von Schreibkräften oder eine Verteilerstelle in der Kanzlei weitergeleitet.

Der Anwalt versieht dabei sein Diktat mit Aktenzeichen, einem Kommentar und der Priorität.

Die Workflow-Lösung DictateFlow für Dragon Legal arbeitet wie folgt:

  • Der Anwalt diktiert in Dragon Legal 11.5 oder in den Diktiergerät  und versendet sein Diktat an die Sekretärin, den Verteiler oder die Gruppe von Schreibkräften.
  • Die Sekretärin öffnet das Diktat-Dokument, wobei das entsprechende Dragon-Benutzerprofil des Anwalts geöffnet wird.
  • Nach der Korrektur des Diktats wird es an den Anwalt zur Kontrolle zurückgeschickt.
  • Nach der Kontrolle wird das umgesetzte Diktat gedruckt und archiviert.
  • Dabei werden die übriggebliebenen DRA-Dateien (von Dragon erstellte Audiodateien) automatisch gelöscht.

Durch die Integration von Microsoft Word kann der Anwalt bereits beim Diktat den Text einer bestimmten Wordvorlage zuordnen.

Der jeweilige Anwalt - es darf natürlich auch eine Anwältin sein - sieht nur seine bzw. ihre Diktate und zwar mit dem aktuellen Bearbeitungszustand.

Die Diktate werden automatische nach Priorität, Art und Alter der noch zu bearbeitenden Diktate sortiert.

Die komfortable Suchfunktion von DictateFlow für Dragon Legal 11.5 ermöglicht dem Anwalt z.B. das Suchen nach „alle Dokumente zu einem bestimmten Aktenzeichen“, unabhängig davon, ob die Diktate bereits archiviert oder noch in Bearbeitung sind.

Die Anwaltssekretärin erhält eine Übersicht über alle für sie oder ihre Schreibgruppe bestimmten Dokumente und auch für andere Sekretärinnen bestimmte Diktate, die sie aktuell vertritt. Die Korrektur und das Umsetzen der Diktate erfolgt direkt in Microsoft Word.

Bei großen Kanzleien mit zentralem Schreibdienst werden die Diktate der verschiedenen Anwälte einfach an eine Verteilerstelle geschickt, die dann die Diktate auf die einzelnen Sekretärinnen verteilt. Die Vertreter– und Gruppenlisten können jederzeit eingesehen und geändert werden.

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